Procesos archivísticos
Valoración, distribución, conservación y disposición final del documento
Los principios archivísticos es una parte fundamental para el desarrollo y conformación de crecimiento de toda empresa; estos procesos nos brindan una mejor accesibilidad a la consulta de documentos, los cuales brindan pasos y limitaciones que debemos tener en cuenta a la hora de almacenarlos y organizarlos en cualquier oficina.
VALORACIÓN
Se entiende como valoración al proceso mediante el cual se determinan plazos para la eliminación, la transferencia y el acceso a la documentación. La valoración es en consecuencia la fase del tratamiento archivístico, en la que después de analizar los valores de los documentos, se decide si éstos deben transferirse al archivo histórico, o si por el contrario deben eliminarse o conservarse parcialmente, en cuyo caso se deben aplicar técnicas de selección.
La valoración de las series documentales se realizará cuando haya concluido su trámite administrativo, considerando a la documentación en su conjunto y no como papeles aislados, ya que de esta manera se podrá tener la información completa de problemas o de relaciones de problemas a partir de grupos de documentos.
La implantación y mantenimiento de un proceso de valoración asegura:
la identificación de los requisitos para la conservación de documentos derivados de cada actividad administrativa.
la especificación de qué documentos serán conservados y cómo, en atención al uso y valores de los mismos.
el flujo de documentos en todo el sistema de archivos.
la destrucción de los documentos sin valor.
el control de las eliminaciones.
el registro de todas las operaciones derivadas del proceso de valoración.
Distribución
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
Entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con
Mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.
Proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
· Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
· Clasificación de las comunicaciones.
· Organización de documentos en buzones o casilleros.
· Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
· Reasignación de documentos mal direccionados.
· Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
· Identificación de dependencias.
· Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
· Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
· Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
· electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
· Control del cumplimiento de requisitos del documento.
· Métodos de empaque y embalaje.
· Peso y porteo de documentos.
· Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
· Control y firma de guías y planillas de entrega.
· Control de devoluciones.
· Organización mensajería externa.
· Registro de control de envío de documentos.
CONSERVACIÓN
Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el caso de: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, en cambio, a pesar de que la Ley no obliga a su conservación sí que pueden conservarse por otro tipo de motivos: prácticos, históricos, etc.
La conservación de determinados documentos puede establecerse en un tiempo determinado, pasado el cual, podrán destruirse los mismos, aunque previamente a ello, se suele digitalizar y guardarlos en soportes informáticos. Otros documentos no se destruyen nunca, por ejemplo, la escritura de constitución de la empresa
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en Los archivos de gestión, central e histórico, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
FONDOS ACUMULADOS: Documentos que lo conforman se han ido acopiando sin ningún tipo de valoración y selección.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: El proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Firma del responsable: _________________ fecha: _____________
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: Es el listado de series, asuntos a los cuales se asigna el tiempo de retención en el Archivo Central como su disposición final.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.
VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la Institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento.
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.
VIGENCIA: Periodo de obligatoriedad en el cumplimiento de una Norma legal o reglamentaria.
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