MUESTRA DEL PROYECTO
CONTENIDO
Titulo
Definición del problema
Antecedentes del problema
Formulación del problema
Descripción del problema
Justificación
Objetivo general
Objetivo especifico
Marco referencial
Diseño metodológico
Esquema temático
Personas que participen en el proyecto
Recursos disponibles
Resultados e impactos esperados
Divulgación
Cronograma
Bibliografía
Posibilidades de publicación
1. TITULO
IMPLEMENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO QUE PERMITA IDENTIFICAR LAS FALENCIAS DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN LAS PYMES DEL MUNICIPIO DE EL BAGRE
2.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA:
Durante años las empresas del municipio de El Bagre se han olvidado de lo fundamental e importante que son los procesos archivísticos, debido a esto les han proporcionado un mal manejo a la documentación empleada en las diferentes dependencias de las mismas.
Donde el factor que más influye es la falta de información con respecto a los procesos archivísticos los cuales consisten en valorar, seleccionar, organizar, distribuir, controlar y disponer finalmente el documento en un archivo correspondiente según el caso archivo de gestión (es la documentación que se consulta con mayor frecuencia), archivo central(es aquella documentación que es trasladada del archivo de gestión a central y es motivo de consulta cuando se requiere), archivo histórico (documentación que ha sido almacenada debido a su carácter e importancia cumpliendo su función en el archivo de gestión y histórico llegando a su disposición final en este archivo )
Anteriormente no existían las herramientas que facilitaran los procesos archivísticos debido a que se contaban con métodos poco eficaces y ortodoxos como lo eran las maquinas de escribir, fichas, cuadernillos, muebles inadecuados para cumplir las funciones asignadas por el archivo, cajas que no proporcionaban seguridad al momento de almacenar cualquier tipo de documento, por lo cual se atrasaban el desarrollo de los procesos que se pretendían ejecutar.
2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA:
¿Cuáles son los factores que imposibilitan los procesos archivísticos en cuanto a la organización y preservación de los archivos en las pymes del municipio de El Bagre?
2.3 DESCRIPCION DEL PROBLEMA:
En el municipio de El Bagre Antioquia existe una diversidad de pequeñas y medianas empresas, legalmente constituidas que presentan dificultades en el ámbito de los procesos archivísticos, razón por la cual el tecnólogo en gestión administrativa busca alternativas para el mejoramiento de esta problemática a través de una investigación científica que identifique las falencias presentadas en las mismas.
Los procesos archivísticos constituyen una base para la organización, valoración, selección, distribución, y preservación final de los documentos en sus diferentes ciclos vitales y su medio de almacenamiento en los diferentes tipos de archivo como el archivo de gestión, el archivo central, y el archivo histórico.
Al emplear los procesos archivísticos se lograría una accesibilidad a la consulta de los diferentes documentos empleados en las empresas, evitando movimientos innecesarios en acciones que requieren tiempo y dedicación.
Las empresas del municipio de El Bagre No cuentan con un personal altamente calificado para realizar los procesos de producción o recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos, omitiendo la ley 594 de 2000 donde se menciona las limitaciones al establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística.
3. JUSTIFICACIÓN
La razón por la cual realizamos este proyecto se debe a que encontramos falencias de acuerdo con el tema de los procesos archivísticos, las cuales se ven reflejadas en el uso continuo delos documentos en las pymes del municipio de El Bagre.
Es importante la realización de este proyecto debido a que las empresas buscanimplementar una metodología la cual permitirá una mejora del uso técnico de las unidades de conservación en los distintos archivos del municipio de El Bagre logrando beneficios como:
Ø Mayor organización y conservación de los archivos
Ø Permitir a las mipymes brindar un servicio, eficiente y eficaz aplicando las tablas de retención documental
Ø Facilidad al momento de realizar una consulta
Ø Mejor accesibilidad de la documentación
Buscando la conservación física y funcional de los documentos, requiriendo el uso de carpetas e inmuebles en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos, a partir del momento de su elaboración y durante su proceso de vigencia hasta su disposición final en el Archivo Histórico con el fin de garantizar la adecuada preservación de los documentos en soporte de papel.
Encontrando que en las pymes emplean Métodos poco efectivos y ortodoxos al momento de almacenar documentación es necesario intervenir para evitar el deterioro de la información en los diferentes tipos archivos.
Con este proyecto se busca obtener intereses institucionales debido a que le ayudaran a las empresas en el crecimiento de los procesos archivísticos
La titulada de gestión administrativa del SENA subsede El Bagre ha creado los siguientes interrogantes para la identificación de los aspectos que perjudican los procesos archivísticos:
¿Porque tanto desinterés sobre dicha problemática?
¿Acaso los archivo no son importantes para las empresas?
4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Ø Gestionar e implementar un plan de mejoras que fortalezca los procesos archivísticos de las empresas buscando la integración de un sistema de organización, preservación, distribución y control en la administración de los documentos en sus diferentes ciclos.
4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
Ø Observar detalladamente los procesos archivísticos en las empresas y contribuir al cumplimiento de los debidos procedimientos que se deben llevar a cabo en las mí pymes del municipio de EL BAGRE.
Ø Implementar soluciones que ayuden al mejoramientode los procesos archivísticos.
Ø promover la preservación de los archivos a través de los instrumentos metodológico que permita identificar las causas del porque el mal manejo de los procesos archivísticos en las pymes.
Ø Realizar estrategias que promuevan y reduzcan el mal manejo de los procedimientos para el mejoramiento en los procesos archivísticos.
5. MARCO REFERNCIAL
MARCO TEORICO
5.1 CAROL COUTURE: valoración archivística
Según este autor la doctrina archivística considera la función de la valoración o evaluación documental como el núcleo fundamental de la misión de los archiveros este identifica la documentación sus funciones y actividades de los valores primarios y secundarios que hay entre sí.
La función archivística de valoración de documentos, como decía antes se ha ido afianzado tanto a nivel internacional como español desde mediados del siglo xx, pero la definición conceptual de la misma es algo bastante resiente, no se habla de valoración sino de “selección” y de “expurgo” hoy en día sin embargo tenemos claro que la selección como el expurgo son partes del proceso de valoración.
A través de los siguientes aspectos:
VALORACION: es una fase del patrimonio archivístico que consiste en determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales.
IDENTIFICACION: Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
La identificación está vinculada al “principio de procedencia”, en tanto que la investigación de la procedencia institucional y del sujeto o unidad productora.
Mediante el método analítico el archivero debe identificar el sujeto productor, su estructura, funciones y actividades, y el objeto producido: las series documentales. El resultado de esta tarea será el cuadro de clasificación de fondos documentales y los repertorios de series documentales.
Uno de los objetivos principales de esta investigación será, precisamente, asegurar a través de sus resultados la valoración de las series documentales. Por otra parte, con la incorporación de los procedimientos electrónicos, las operaciones archivísticas de identificación, especialmente en su fase inicial, están actualmente y estrechamente ligadas al diseño de los procedimientos y a la simplificación administrativa.
SELECCIÓN: proceso de tipo práctico, que sigue la directriz de la fase anterior (valoración) que diferencia las series a conservar, de aquellas que deben eliminarse. Cuando se trata de selección parcial se puede utilizar la técnica del muestreo.
EXPURGO O DESTRUCCIÓN: procedimiento de tipo físico, que impide la reconstrucción de los documentos, y que se realiza sobre los documentos seleccionados en la etapa anterior.
Evidentemente para valorar series en primer lugar tenemos que tenerlas identificada, existe una relación directa entre estas dos operaciones que constituyen la primera fase de la gestión documental, siendo la valoración consecuencia de la identificación aunque se puede presentar una confusión entre estas dos tareas.
L A VALORACIÓN Y EL CICLO DE VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Tras la fase historicista de la archivística, aquella que consideraba a la archivística como ciencia auxiliar de la historia, al archivero se le exige que deje de ser un solo conservador pasivo de documentos, del patrimonio documental, para llevar a cabo un papel proactivo, en el que la valoración en la fase inicial de la gestión documental es clave y, en el mundo de la administración electrónica, a mi entender, imprescindible. Para Couture los principios básicos que deben fundamentar el proceso de valoración serían los siguientes:
Ø Los archivos tienen que dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad.
Ø Cuando evalúa, el archivero tiene que asegurarla objetividad y la contemporaneidad del juicio que produce.
Ø Cuando evalúa, el archivero tiene que asegurar el respeto a las relaciones que unen la valoración y las otras intervenciones archivísticas.
Ø Cuando evalúa, el archivero se debe asegurar que hay un equilibrio entre las finalidades administrativas y las finalidades patrimoniales de su intervención
Ø Cuando evalúa, el archivero se debe asegurar que hay equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creación de archivos y aquellas relacionadas con su utilización los programas de identificación y valoración de archivos, como parte integrante de un sistema de gestión de documentos, constituyen en sí mismos subsistemas operativos que deberán dotar a la institución o al sistema de archivos territorial –en el caso de aplicarse sobre este ámbito– de instrumentos normativos capaces de asegurar.
Ø La identificación de los requisitos para la conservación de documentos derivados de cada actividad administrativa.
Ø La definición de los riesgos ante el incumplimiento de estos requisitos.
Ø La especificación de qué documentos serán conservados y cómo, en atención al uso y valores de los mismos.
Ø El flujo de documentos en todo el sistema de gestión.
Ø El control, valoración y migración de documentos electrónicos.
Ø La destrucción de los documentos sin valor.
Ø El control de las eliminaciones.
Ø La determinación del soporte más adecuado en todo momento en función del uso y valores del documento.
Ø La enumeración de los documentos no sujetos a valoración.
Ø La documentación de todas las operaciones derivadas del proceso de valoración.
Escogimos esta teoría por que define a los procesos archivísticos como "el acto de juzgar los valores que presentan los documentos de archivo ya sea en el valor primario y secundario, es decir, los plazos de aplicación de estos valores a dichos documentos en un contexto que considere la relación esencial existente a la empresa a quien conciernen y los documentos administrativos que en él se genera en el marco de sus actividades, Basados en la valoración, identificación, selección y expurgo o eliminación.
5.2 MANUEL ROMERO TALLAFIGO
Según la teoría de los procesos técnicos de la Formación de la memoria archivística están formados por la normalización, identificación, valoración, organización, y descripción de los documentos.
Ya que através de la normalización en la gestión de los papeles en las oficinas de colegios e insectorías facilitan la mejor conservación de los mismos y evitan los espacios que pueden ser utilizados por papeles inútiles y repetidos, mientras que através de la identificación se logra determinar la procedencia o la oficina donde se gestionan o se producen los documentos, este proceso es la primera tarea antes de comenzar tareas de organizar, mudar, separar y describir un archivo ya que este cuando se encuentra desorganizado debe ser primero identificado antes de proceder a su reorganización, por otra parte através de la valoración el archivero debe calcular la valencia administrativa, jurídica, fiscal, financiera e informativa de los documentos con el fin de señalar la accesibilidad, el secreto e intimidad de los mismos.
De acuerdo a la organización de los archivos se logra recrear o simplemente respetar el orden originario que tuvieron o debieron tener los papeles en cada una de las oficinas productoras, los archivos se organizan mediante tres operaciones que son:
Ø Clasificar: es juntar y separar grupos documentales según el principio clave de la archivística.
Ø Ordenar: es establecer dentro de las series, expedientes y documentos ya sea alfabética, geográfica o numéricamente.
Ø Instalar: es colocar la documentación ya clasificada y ordenada en cajas relativamente selladas para que sea más fácil y seguro el manejo a la hora de que sean transportadas.
Escogimos esta teoría porque todo proceso archivístico debe concebir una tecnificación yManuel romeo lo define como unprograma lógico de creación y custodia de documentospor medio de tres operaciones, clasificar, ordenar, e instalar
5.3 LEY 594 DE 2000
Artículo 11 de la misma ley, el cual hace referencia a la creación, organización, preservación, y control de los archivos teniendo en cuenta su procedencia, orden original y ciclo vital de los documentos
Artículo 12: se menciona que la administración es responsable de la gestión de los documentos y de los archivos.
Artículo 13: la administración deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos
Artículo 14: propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos: los archivos de carácter públicos será propiedad del estado y la empresa no es susceptible de enajenación.
Artículo 15:responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos, los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregaran los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el archivo general de la nación, sin implicar la exoneración de responsabilidades según las irregularidades que se presente.
Artículo 16: los secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo serán responsables de su organización y conservación así como de prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17: responsabilidad general de los funcionarios de archivo: actuaran siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del estado y del que forma parte del patrimonio de la nación, especialmente en lo previsto del artículo 15.
Articulo 18. De acuerdo con este artículo toda entidad tiene la obligación para capacitar y actualizar sus operarios encargados del área de archivo en programas relacionados con su labor.
Articulo 19. Según este articulo el soporte documental es un medio muy importante dentro del área administrativa de cualquier empresa o entidad el cual debe emplearse a través de medios técnicos, electrónicos e informáticos.
Artículo 20: según este artículo se habla de la supresión, fusión o privatización de las entidades públicas que supriman o fusionen deberá entregar sus archivos a las entidad que asuman sus funciones al ministerio o entidad al a cual hayan estado adscritas o vinculadas.
APLICACIÓN DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 21 menciona acerca de los programas de gestión documental: las entidades públicas deberán elaborar PROGRAMAS DE GESTIONDOCUMENTAL, utilizando nuevas tecnologías y soportes aplicando los principios y procesos archivísticos.
Articulo 22 procesos archivísticos: la gestión de documentos dentro de concepto de archivo total comprende procesos como producción, o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación, y la disposición final de los documentos.
Articulo 23 formaciones de los archivos: teniendo en cuenta el ciclo de vida de los archivos se clasifican en: Archivo de gestión: comprende la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa para las oficinas productoras o de quien las Soliciten, su circulación es empleada para dar respuesta o solución a asuntos iniciados
Archivo central: es donde se agrupan los documentos transferidos por los distintos archivos de gestión, y su consulta no es muy frecuente pero siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por la empresa y particulares en general.
Archivo histórico: es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivos de conservación permanente.
Articulo 24 obligatoriedades de las tablas de retención: será obligatorio para las entidades del estado elaborar las respectivas tablas de retención.
Articulo 26 inventario documental: es obligación de las entidades de la administración pública el elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones de manera que aseguren el control de los documentos en sus diferentes áreas.
APLICACIÓN DE ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos: todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que les expidan copias del mismo siempre y cuando estos no tengan carácter reservado conforme a la constitución y la ley, garantizando el derecho a la intimidad personal, familiar, honra y buen nombre de la misma.
Artículo 28. La reserva legal sobre cualquier documento cesara a los treinta años de su expedición debido a que adquiere el carácter histórico y podrá ser Consultado por cualquier ciudadano y la autoridad de este en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación: cuando los documentos históricos presenten deterioro físico, razón por la cual impida su acceso las instituciones suministraran la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación de los documentos certificando su autenticidad cuando lo requiera el caso.
APLICACIÓN DE SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos administrativos: solo por motivos legales las entidades del estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivos.
Artículo 31. En los archivos históricos se podrán utilizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan, el jefe de archivo tomara las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación, o el reintegro de los mismos según los siguientes términos:
Motivo legales, Procesos técnicos, Exposiciones culturales, documentos pero una persona natural no tiene acceso a la documentación de la empresa es solo uso exclusivo de la empresa y sus operarios.
APLICACIÓN DELCONTROL Y VIGILANCIA
Articulo 32 visitas de inspección. El archivo general de la nación en cualquier momento ara visitas de inspección a los archivos de las entidades del estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertidas alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado a, según el caso, a los órganos competentes con al fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Articulo 33 órgano competente. El estado, atreves del archivo general de la nación, ejercerá el control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios tenedores o poseedores sean naturales o jurídicas de carácter privado
No aplica porque en esta empresa no poseen documentos de carácter cultural
Articulo 34 normalizaciones. El archivo general de la nación fijara los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencias, conservación y servicios de archivo públicos, teniendo en cuenta lo establecido por la ley y sus disposiciones.
APLICACIÓN DEL ARCHIVO PRIVADOS
Articulo 36 archivo privado. Conjuntos de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la presentación de sus servicios.
Articulo 37 asistencias a los archivos privados. El estado estimulara la organización, conservación, y consulta a los archivos históricos y privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural, bridándoles protección a diversas áreas como lo son centros de investigación, y enseñanza, empresariales y del mundo del trabajo, iglesias, las asociaciones
Articulo 38 registros de archivo. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el archivo general de la nación, razón por la cual deberán ser convertidos en archivos privados de carácter cultural, continuando con la propiedad y posesión del bien suministrando las copias al archivo general de la nación
APLICACIÓN DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Articulo 46 los archivos de la administración pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del siglo vital de los documentos.
Articulo 47 los documentos de archivo sean originales o copias deberán elaborar un soporte que compruebe durabilidad y calidad de acuerdo con las normas nacionales acogidas por el archivo general de la nación.
Articulo 48 el archivo general de la nación dará pautas para y normas técnicas generales para la conservación de los archivos, incluyendo en nuevos soportes.
Articulo 49 el parágrafo del artículo 2 de la ley 80 del 1989 quedara de la siguiente forma, “en ningún caso los documentos de carácter históricos podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”
APLICACION DE DISPOCISIONES FINALES DE LOS DOCUMENTOS
Articulo 51 la procuraduría general de la nación y la contraloría general de la república prestara todo el apoyo para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
Articulo 52 esta ley rige a partir de la publicación de la misma, derogando en lo pertinente todas las entidades que le sean contrarias
Escogimos esta ley debido a que nos proporciona reglas en cuanto a cómo, cuándo
6. DISEÑO METODOLOGICO
6.1 CRITERIOS DE VALIDES Y CONFIABILIDAD
Para la elaboración de este proyecto, los criterios de valides que se emplearon fueron la información proporcionada por parte de las empresas y sus operarios de diferentes dependencias a través de instrumentos de valoración como la encuesta y entrevista, los cuales fueron explícitos en cuanto a las experiencias de manejo de documentación y su posterior almacenamiento en el área de archivo.
6.2 DEFINICION DE HIPOTESIS:
En las entidades públicas del municipio de El Bagre como:
Ø Consultorio odontológico DR Héctor José lambraño padilla
Ø EE.PP.B: empresa públicas del bagre
Ø Fiscalía única del Bagre
Ø Institución educativa las delicias
Ø Institución educativa bijao
Ø Alcaldía municipal (archivo)
Se hallaron falencias con respecto a los procesos archivísticos debido a que no los aplican de forma adecuada, según lo regido por la ley 594 de 2000, desconociendo sus nombre, función e importancia de los diferentes tipos de archivos empleados en las distintas dependencias de las empresas, Capacitan parcialmente a los operarios en cuanto a los procesos archivísticos teniendo como resultado pocos conocimiento acerca de la leyes que acogen dichos procesos, el 90% de las empresas no implementan la tabla de retención documental, tabla de valoración documental, las tablas de inventario documental y el 10% lo conocen pero no la aplica por falta de conocimiento y presupuesto.
Según los datos arrojados por los instrumentos de valoración como la entrevistas y la encuesta, la titulada en gestión administrativa del Sena subsede El Bagre grupo 1 haya las posibles causas de las hipótesis, las cuales consisten en no estar a la vanguardia de los procedimientos según las leyes, por lo cual les causan un atraso con respecto a la organización, valoración, consulta, recepción, conservación, distribución, y disposición final de los documentos en cuanto a lo estipulado por la ley 594 de 2000,el desinterés que muestran las empresas con respecto al área de archivo, la capacitación de los operarios con respecto a los procesos archivísticos los cuales lo denominan como un gasto innecesario y de pérdida de tiempo, La falta de conocimiento con respecto a los procesos archivísticos.
Empleando nuestro marco teórico como base los autores de Carole couter, Manuel Tallafigo y ley 594 de 2000 los cuales hablan de los procesos archivísticos como el acto de juzgar los valores que presentan los documentos de archivo ya sea en el valor primario y secundario,basados en la creación y custodia de documentospor medio de tres operaciones, clasificar, ordenar, e instalar
De acuerdo a lo anterior se emplearían las siguientes soluciones para persuadir los problemas encontrados en las empresas en el área de archivo:
Primero que todo se realizaría una capacitación más profunda acerca de LOS PROCESOS ARCHIVISTICOSdonde se aclaren las dudas e inquietudes presentadas en cada una de las empresas.
Luego se realizara una conferencia donde las empresas involucradas en el proyecto adquieran los conocimientos con respecto a los archivos de gestión, archivo central, archivo histórico, con el fin de lograr que estos sean tangibles para las mismas y le den la importancia que se merecen.
Después se realizaran talleres educativos, charlas, asesorías por medio de actividades didácticas para mejor aprendizaje.
Crear un manual en el cual se refieran paso a paso de manera magnética como realizar una tabla de retención documental, tablas de valoración documental y tablas de inventario documental con el fin de facilitar los procesos que están siendo atrasados por falta de conocimiento y dedicación.
Por último que las empresas creen un comité de archivo con el fin de verificar los procedimientos realizados en el área del mismo
6.3VARIABLES E INDICADORES
UNIDAD DE ANÁLISIS | VARIABLES |
EMPRESAS EE.PP.B, FISCALIA, CONSULTORIO ODONTOLOGICO, ALCALDIA,I.E LAS DELICIAS,I.E BIJAO | Falta de conocimiento, no implementan los procesos archivísticos correctamente, no aplican la ley 594 de 2000. |
OPERARIOS | Falta de interés, duplicación de trabajos, falta de capacitación o presupuesto. |
ORGANIZACIÓN | Antigüedad, cultura organizacional, no identifican los tipos de archivos. |
6.4UNIVERSO O POBLACION:
En el municipio de El Bagre existen una variedad de identidades públicas y privadas que manejan diferentes tipos de documentos, los cuales cumplen un proceso archivístico como, Organización, control, y disposición final de los mismos, en donde el universo y población son las diversas empresas del municipio.
6.5MUESTRA:
Las empresas escogidas para la muestra de la investigación científica del municipio de El Bagre son:
Ø EE.PP.B EMPRESAS PUBLICAS DE EL BAGRE
Ø FISCALIA GENERAL DE EL BAGRE DISTRITO 15
Ø ALCALDIA MUNICIPAL
Ø INSTITUCION EDUCATIVA LAS DELICIAS
Ø INSTITUCION EDUCATIVA BIJAO
Ø CONSULTORIO ODONTOLOGICO DR HECTOR JOSE LAMBRAÑO PADILLA
6.6INSTRUMENTOS:
La recopilación de información según este proyecto se efectuó a través de encuestas, entrevistas, el método espina de pescado causa o efecto y el diagrama para la generación de alternativas, en las cuales se utilizaron los siguientes formatos e interrogantes:
6.6.1 ENCUESTA SOBRE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS
NOMBRE DE LA EMPRESA: _______________________________________________
NOMBRE DE OPERARIO: _________________________________________________
FECHA_________________________________________________________________
1. ¿Tiene conocimiento sobre los principios archivísticos?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. ¿En esta empresa se manejan los diferentes tipos de archivo?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3. ¿Capacitan en esta empresa a los operarios acerca de los procesos archivísticos?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
4. ¿En esta empresa implementan las tablas de retención documental y de valoración documental?
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5 ¿Tiene usted conocimiento acerca de la ley 594 de 2000?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6 ¿De qué manera seleccionan los documentos, numéricos, alfabético o mixtos?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
7 ¿Qué metodología utiliza usted para la conservación de los documentos?
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
8. ¿Qué sistema emplea la empresa para el control y la organización de los documentos?
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
9. ¿Cuentan con suficiente soporte documental para la elaboración de los documentos? ¿Cuáles?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
10. ¿Qué procedimiento utiliza para la consulta de un documento?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
11. ¿Realizan inventario documental en la empresa?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
6.6.2ENTREVISTA DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS
NOMBRE DE LA EMPRESA: _______________________________________________
NOMBRE DE OPERARIO: _________________________________________________
FECHA________________________________________________________________
1. ¿Tiene conocimiento sobre los principios archivísticos?
2. ¿En esta empresa se manejan los diferentes tipos de archivo?
3. ¿Capacitan en esta empresa a los operarios acerca de los procesos archivísticos?
4. ¿En esta empresa implementan las tablas de retención documental y de valoración documental?
5. ¿Tiene usted conocimiento acerca de la ley 594 de 2000?
6. ¿Realizan inventario documental en la empresa?
6.7ESTUDIO PILOTO
6.7.1 TABULACION DE LA PRUEBA PILOTO
1¿tiene conocimiento sobre principios archivísticos?
2¿manejan los diferentes tipos de archivo?
3 ¿capacitan en esta empresa a los operarios acerca de los procesos archivísticos?
4¿emplean en esta empresa las tablas de retención documental y tablas de valoración documental?
5¿tiene usted conocimiento acerca de la ley 594 de 2000?
6¿cuenta con soporte documental para la elaboración de los documentos?
7¿realizan inventarios documentales?
Los días 9 y 10 de marzo del 2011 se realizaron las pruebas piloto para la investigación científica empleando los instrumentos de encuesta abierta, encuesta cerrada y una entrevista en las diferentes pymes del municipio de El Bagre con el fin de identificar las falencias en los procesos archivísticos encontrando los siguientes aspectos :
Un 100% de los operarios entrevistados conocen acerca de los procesos archivísticos debido a que emplean la organización y conservación de los documentos, no obstante omiten la práctica del mismo en la forma adecuada.
El 80% de las empresas entrevistadas utilizan los diferentes tipos de archivos, ayudando a facilitar los procesos en cuanto a organización, recepción y control de los documentos y el 20% no los emplea por falta de espacio y presupuesto.
El 60% de las empresas a las cuales se le realizaron la entrevista capacitan a sus operarios con respecto a los procesos archivísticos aunque algunos lo asen de una forma virtual y semi presencial, y el 40%no capacita a sus operarios por falta de recursos financieros, y no las requieren como una necesidad viéndolas como una mala inversión.
El 60% de los operarios de los cuales se les realizo la encuesta no conocen acerca de las tablas de retención documental y tablas de retención documental y no las emplean por falta de conocimiento y el 40% si emplea TRD y TVD debido a que se les ha brindado capacitaciones referentes al tema.
El 60% de las empresas entrevistadas conocen acerca de la ley 594 de 2000 pero no la aplican, y el 40% de las empresas no la conocen y por falta de conocimiento no la aplican.
El 80% de las empresas que consultaron a la entrevista cuenta con soporte documental para la elaboración de los documentos requeridos, pero el 20% no cuenta con dicho soporte.
El 50% de las empresas analizadas realiza inventarios documentales debido a que consideran los documentos como un patrimonio y el 50% no lo emplean por qué no lo requieren como necesidad de emplearlos.
Después de mencionar los aspectos encontrados en las encuestas y entrevista nos arrojaron información que no se tenía y que nos ayudan a identificar la base del problema.
Las empresas pese a su diversidad emplean algunas estrategias para la conservación de los documentos no siendo lo suficientemente eficaces debido a que no son considerados de alta importancia para las mismas.
Razón por la cual el tecnólogo en gestión administrativa del Sena busca orientar a las empresas con respecto a la importancia y los beneficios de emplear los diferentes tipos de archivo, TRD, TVD, TID (tabla de inventario documental) y el conocer y aplicar la ley 594 de 2000 en su totalidad.
Aunque algunas empresas trabajan con metodologías de organización, clasificación, y control de los documentos ubicándolos de forma cronológica, alfabéticamente, numérico, alfanumérico no cuentan con el espacio adecuado para la preservación de los documentos el cual les garanticen el control y salida de los documentos por medio de TRD, planilla de correo, libros de registro.
En cuanto a la capacitación de los operarios lo están empleando reciente mente en algunas empresas debido a las falencias presentadas en la perdida y extravió de la información de los diferentes documentos empleados. No obstante existen empresas que no tienen conocimientos respecto al tema.
Es importante resaltar que las empresas están disponibles a aplicar estos procesos archivísticos de la mano del tecnólogo en gestión administrativa del Sena el cual ayudara en el proceso de guía para la ejecución de las actividades pendientes en cuanto a la organización, selección, valoración, dirección, control y disposición final de los documentos ya sean en el archivo de gestión, archivo central, o archivo histórico.
6.8ELEMENTOS PERTINENTES AL TIPO DE ESTUDIO:
6.8.1 METODO DE INVESTIGACION EXPLORATIVA:
Esta investigación exploratoria se escogió con el fin de encontrar causas y problemas presentados en las empresas a través de dos instrumentos metodológicos los cuales fueron la encuesta y la entrevista aplicadas a diferentes pymes del municipio de El Bagre.
Guiadas de una encuesta de 7 preguntas mencionadas a continuación:
1. ¿tiene conocimiento sobre principios archivísticos?
2. ¿manejan los diferentes tipos de archivo?
3. ¿capacitan en esta empresa a los operarios acerca de los procesos archivísticos?
4. ¿Emplean en esta empresa las tablas de retención documental y tablas de valoración documental?
5. ¿tiene usted conocimiento acerca de la ley 594 de 2000?
6. ¿cuenta con soporte documental para la elaboración de los documentos?
7. ¿realizan inventarios documentales?
Seguido de una entrevista de 30 minutos a diferentes operarios de diversas empresas del municipio de El Bagre
6.8.2 METODO DE INVESTIGACION DESCRIPTIVA:
En esta Investigación se escogió el método descriptivo para analizar, recoger la información, resumir, presentar, generalizar las causas y resultados sobre los procesos archivísticos en las pymes del municipio de El Bagre.
La investigación está basada en los procesos archivísticos como la organización, distribución, recepción y disposición final de los documentos, dicha investigación surge de las observaciones que los aprendices del tecnólogo en gestión administrativa a través de visitas a las mismas.
Las empresas que encontramos con déficit en esta problemática son muchas, pero las escogidas según la necesidad de esta son:
Ø EE.PP.B: empresa públicas del bagre
Ø Fiscalía única del Bagre
Ø Institución educativa las delicias
Ø Institución educativa bijao
Ø Consultorio odontológico DR Héctor José lambraño padilla
Ø Alcaldía municipal (archivo)
Debido que estas incumplen en los procesos que son de gran importancia para cualquier empresa
¿Pero en si cuales son las causas que originan estas problemáticas?
¿Será que las empresas tienen muy pocos recursos económicos?
¿Será que a los funcionarios no les dan los implementos necesarios para laborar en las empresas?
Hallando los siguientes resultados:
Ø No capacitan al personal
Ø No realizan inventarios documentales
Ø Poseen poco conocimiento acerca de la ley 594 del 2000 y no saben cómo implementarla
Ø No aplican las tablas de retención documental
Ø los tipos de archivos los emplean de forma proporcional
7. PERSONAS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO
Los aprendices del COMPLEJO TECNOLÓGICO PARA LA GESTIÓN AGROEMPRESARIAL DE LA TITULADA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA SENA subsede El Bagre mencionadas a continuación:
APRENDIZES
Ø Ana milena Beleño Domínguez
Ø Andrés Mauricio santana balsa
Ø Karen margarita Cáceres Hernández
Ø Sindy Paola meza Hernández
Ø SindyJohanaAreiza Rivera
Ø Kelly yulied Hinestroza palacio
Ø Marlís Isabel Hernández Hernández
Ø Marly Yaneth ToribioGuzmán
Ø Mileidis Monterrosa castillo
Ø Mónica Ester correa Gómez
Ø María Teresa Fernández castro
Ø Lucy Judith Martínez peralta
EMPRESAS:
Ø Consultorio odontológico DR Héctor José lambraño padilla
Ø EE.PP.B: empresa públicas del bagre
Ø Fiscalía única del Bagre
Ø Institución educativa las delicias
Ø Institución educativa bijao
Ø Alcaldía municipal (archivo)
8. RECURSOS DISPONIBLES
8.1 RECURSOS MATERIALES:
CANTIDAD | MATERIALES | VALOR |
13 | Recursos humano | 3.250.000 |
4 | Computadores portátil | 4.800.000 |
3 | Computadores de mesa | 3.900.000 |
7 | Memoria USB | 210.000 |
3 | Impresora | 600.000 |
2 | Rema de papel | 20.000 |
2 | motocicleta | 8.000.000 |
4 | Cámaras | 1.200.000 |
1caja | Lapiceros | 8.000 |
3 | CD | 3000 |
8.2 RECURSOS INSTITUCIONALES:
CANTIDAD | INSTITUCIONALES |
1 | EMPRESAS PUBLICAS DE EL BAGRE |
1 | CONSULTORIO ODO. HECTOR J. LAMBRAÑO |
1 | INS. EDU. LAS DELICIAS |
1 | INS.EDU. BIJAO |
1 | ALCALDIA MUNICIPAL (ARCHIVO) |
1 | FISCALIA DE EL BAGRE |
8.3 RECURSOS FINANCIEROS:
Cantidad | Financiero | Valor |
2 motos | Gasolina por semana | 20.000 |
4 rema papel | Fotocopias, encuestas | 40.000 |
2 cartuchos | Impresión | 40.000 |
1 caja lapiceros | Realización actividades | 8000 |
1moden internet | Atención empresas virtual | 60000 |
9. RESULTADOS E IMPACTOS ESPERADOS
Con este proyecto se busca los siguientes resultados e impactos en las empresas:
Ø Estimular el interés de las empresas con respecto a los procesos archivísticos.
Ø Mejorar el ambiente de trabajo en los archivos
Ø Que las empresa tengan una mejor accesibilidad a los documentos
Ø Las empresas de El Bagre se rijan Por la ley 594 de 2000 la cual se refiere a la organización y preservación de los diferentes archivos
10. DIVULGACION
El tecnólogo en gestión administrativa del complejo tecnológico para la gestión agro empresarial dará a conocer uno de sus proyectos mediante fichas, carteles, blog y pancartas de forma que este proyecto sea conocido a nivel municipal con el fin de que todas las empresas cumplan con los requisitos que son de gran importancia y regidos por la ley del archivo general de la nación para cualquier entidad ya sea pública o privada.
La necesidad que surgió de dar a conocer el proyecto es porque se encontraron muchas falencias en las pymes de nuestro municipio con respecto a los procesos archivísticos de la cual se evidencio una problemática a la cual se le quiere implementar posibles soluciones, la calidad de dar a conocer este proyecto es para que tolas las pymes lo implemente y mejoren sus procesos archivísticos y le den el debido manejo.
12. BIBLIOGRAFIA
Carole couter /valoración archivística - teoría
Tallafigo romero Manuel / archivística y archivo – teoría
Información primaria de los operarios de las empresas antes mencionadas.
Ing. Espina Ronald/ Diagrama de causa y efecto/método espina de pescado- recibido por el instructor/gelbagre@yahoo.es
Ley 594 de 2000 doc. /adobe-Reader
NTC1486 para la elaboración de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación
Pasos para la realización de una hipótesis recibido por el instructor en gelbagre@yahoo.es
WIKIPEDIA. [En línea]. Pagina Web versión HTML 4.0 Disponible en internet: http://es.wikipedia.org/wiki/proyecto
_ _ _ _ _ _ _ _ http://es.wipedia.org/wiki/procesosarchivisticos
13. POSIBLES PUBLICACIONES
Este proyecto IMPLEMENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO QUE PERMITA IDENTIFICAR LAS FALENCIAS DE LOS PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN LAS PYMES DEL MUNICIPIO DE EL BAGRE será publicado a través de un producto final que es un BLOCK en el cual podrán consultar las problemáticas y soluciones encontradas
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